Rekisteri- ja tietosuojaseloste

 

Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

 

  1. Rekisterinpitäjä

Kaiku Group Oy
Lönnrotinkatu 11
00120 Helsinki
Puh. 09 8866 6600

 

  1. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Kaiku
Pete Saarnivaara
Lönnrotinkatu 11
00120 Helsinki

 

  1. Rekisterin nimi

Kaiku Group Oy:n markkinointirekisteri.

 

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti rekisterinpitäjän sidosryhmäviestintään, kuten uutiskirjeiden, sähköisen suoramarkkinoinnin ja kutsujen lähettämiseen. Henkilötietoja voidaan käsitellä markkinoinnin kohdentamiseksi oikealle kohderyhmälle. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on näihin liittyvä asiakassuhde, rekisteröidyn suostumus, tai muu asiallinen yhteys kuten webinaarikutsun lähettäminen sähköpostiosoitteeseen, jolla tietojen antaja on webinaariin ilmoittautunut.

Rekisterinpitäjän sähköistä suoramarkkinointia lähetetään sellaisille rekisteröidyille, jotka ovat antaneet vapaaehtoisen suostumuksensa sähköiseen suoramarkkinointiin. Lisäksi tietoyhteiskuntakaarta ja muuta soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä noudattaen sähköistä suoramarkkinointia voidaan lähettää myös sellaisille vastaanottajille, joiden osalta rekisterinpitäjä voi perustellusti katsoa, että markkinoitavilla tuotteilla tai palveluilla on olennainen liityntä potentiaalisen asiakkaan vastuualueeseen tai työtehtäviin.

Markkinointiviestien tilaamisen voi peruuttaa ilmoittamalla tästä rekisterinpitäjälle tai klikkaamalla jokaisen markkinointiviestin yhteydessä olevaa kieltomahdollisuutta, jolloin rekisteröidyn tiedot poistetaan rekisterinpitäjän sähköisen suoramarkkinoinnin tilaajalistalta.

 

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää tietoja seuraavista henkilötahoista:

  • rekisterinpitäjän asiakkaista (asiakas-/sopimussuhde)
  • potentiaalisista asiakkaista (asiallinen yhteys, oikeutettu etu)

Rekisteri sisältää vähintään seuraavat henkilöä yksilöivät tiedot:

  • Etu- ja sukunimi
  • Sähköpostiosoite

Lisäksi rekisteri voi sisältää myös seuraavat henkilöä yksilöivät tiedot:

  • Muut yhteystiedot (osoite)
  • Työnantajan nimi
  • Työtehtävä tai asema yrityksessä
  • Mahdolliset muut henkilön suostumuksella kerättävät tiedot

Käsiteltävät henkilötiedot ovat tarpeellisia niiden käyttötarkoituksien kannalta.

 

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään. Rekisterinpitäjän www-sivuilta tallennetaan sivujen selaus/käyttöhistoria, mistä ilmoitetaan rekisteröidylle nettisivuille saavuttaessa.

 

  1. Tietojen luovuttaminen

Kaiku Helsingin markkinoinnin toteuttaminen saattaa vaatia joidenkin henkilötietojen toimittamista eteenpäin. Pyrimme siirtämään tiedot anonyymeina, mikäli se on mahdollista. Kumppanimme toimivat lain vaatimien yksityisyyskäytäntöjen sekä rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti. Olemme vastuussa palveluntarjoajien meidän puolestamme suorittamasta henkilötietojen käsittelystä suhteessa rekisteröityyn kuin omasta toiminnastamme.

Tietojen käyttö jakaminen eteenpäin on oikeutettua tuomioistuimen tai viranomaisen asiaankuuluvalla lainkäyttöalueella antamalla määräyksellä. Tietojen ilmoittaminen voi olla oikeutettua myös tilanteissa, jolloin meidän on suojattava itseämme vastuilta tai estettävä petollista toimintaa. Toimimme näissä tilanteissa sovellettavien lakien mukaisesti.

Osa markkinointiin liittyvistä kumppaneistamme sijaitsee Euroopan talousalueen ulkopuolella. Teemme kaikki siirrot lain edellyttämällä tavalla ja teemme kansainvälisiä siirtoja vain tunnettujen toimijoiden kanssa, joiden mahdolliset tietosuojariskit on arvioitu tarkkaan. Yksityiskohtaisempia tietoja sisältävät varsinaiset asiakastiedot säilytämme Suomessa.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli Kaiku myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

 

  1. Tietojen siirtäminen

Tietojen käsittelyn teknisen tai operatiivisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista voi sijaita Kaiun alihankkijoilla tai tietoja saatetaan muuten käsitellä teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, mikäli Euroopan komissio on päättänyt kohdemaan tietosuojan riittävyydestä.

 

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käyttäjärekisteri tallennetaan digitaalisesti, eikä sitä käsitellä manuaalisesti missään vaiheessa. Tiedot tallennetaan suojattuun järjestelmään, johon on pääsy salasanalla vain Kaiun valikoiduilla työntekijöillä. Henkilörekisterin tietosisältö on säädetty salassa pidettäväksi.

 

  1. Tarkastus- ja korjausoikeus

Jokaisella uutiskirjeen tilaajalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin hänestä tallennetut tiedot tai pyytää tietojen korjaamista. Tietojen tarkastamiseksi käyttäjän tulee kertoa tarkastuspyynnössään sähköpostiosoitteensa. Tietojentarkastus- tai korjauspyyntö tulee toimittaa kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Kaiku
Tarkastuspyyntö
Lönnrotinkatu 11
00120 Helsinki

 

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuihin etuihin, kuten näihin säännöksiin perustuvaa profilointia. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Uutiskirjeen vastaanottajilla on oikeus kieltää rekisterinpitäjää lähettämästä hänelle uutiskirjettä. Sähköpostiosoitteen poistaminen uutiskirjeen lähetyslistalta onnistuu klikkaamalla uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle.

 

  1. Evästeet

Kaiun verkkosivut käyttävät evästeitä (eng. cookie).

Evästeet tukevat sivustomme toimintaa ja mahdollistavat mm. käyttäjien tunnistamisen sekä tiettyjen toimintojen, mm. uutiskirjeen tilaamisen tarjoamisen vain uusille kävijöille. Lisäksi evästeitä hyödynnetään sivuston analytiikkatiedoissa.

Evästeiden avulla pystymme kehittämään sivustoamme. Käyttäjille evästeet eivät näy, eivätkä ne vahingoita käyttäjien tietokoneita tai muuten vaikuta heidän nettikokemukseen.

Mikäli Kaiun sivustolla vieraileva nettikäyttäjä ei halua mahdollistaa evästeiden hyödyntämistä, hän voi rajoittaa evästeiden käyttöä selaimen asetuksista. Kaikki nettiselaimet mahdollistavat evästeiden kieltämisen jopa sivustokohtaisesti. Kannattaa kuitenkin huomioida, että evästeiden estäminen voi rajoittaa sivustojen toimivuutta ja tehdä nettikokemuksesta epämiellyttävämmän.

Lisätietoja evästeistä löytyy suomeksi mm. Wikipediasta.